Создать и отправить счета и документы одному клиенту

Для каждого клиента в LBX можно создать документы: счета на оплату услуг, счета на предоплату, счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы. Сделать это можно в карточке клиента.

Рассмотрим формирование документов на примере счёта на аванс.

• Сформировать документы
• Сохранить или отправить документы клиенту

Сформировать документы

1. Откройте карточку клиента.

2. Перейдите на вкладку «Документы» и нажмите «Сформировать документы».

   

3. Выберите шаблон, например «Счёт на аванс».

4. Проверьте номер документа. Система показывает первый свободный номер, но его можно изменить.

   

5. Укажите день выставления документа.

6. Задайте период — месяц, день или временной интервал, за который нужно сформировать документ.

   Пример. Вам нужно 20 ноября выставить клиентам счета за декабрь 2025 года. В этом случае дата выставления — 20.11.25, а период — декабрь 2025.

   

7. Можно указать сумму, на которую нужно сформировать документ.

   

   Для документов «Счёт на аванс» можно установить флаг «Использовать рекомендуемую сумму», если хотите, чтобы система сформировала счёт на сумму рекомендуемого платежа. Например вы выставляете счёт на аванс за следующий месяц — рекомендуемая сумма будет рассчитана с учётом стоимости подписок за следующий период и задолженности на договоре.

   

   Если хотите включить в «Счёт на аванс» стоимость подписок, которые уже созданы на договоре, но ещё не активированы, установите флаг «Добавить неактивированные подписки».

   

8. По умолчанию документы сформируются по всем договорам клиента. Однако вы можете указать конкретный договор.

   

9. Нажмите «Сформировать».

   

Система создаст документы.

Сохранить или отправить документы клиенту

Документы в формате pdf можно предварительно просмотреть в LBX, не скачивая их на жёсткий диск. Для этого просто кликните название документа — откроется превью.

Вы можете:

• сохранить документ на компьютер,

• отправить на электронную почту — LBX отправит клиентам выбранные документы с сопроводительным текстом, настроенным в шаблоне уведомления. Все уведомления, отправленные клиенту, можно посмотреть в его карточке.

  Обратите внимание: для того чтобы LBX отправил сообщение на email, предварительно нужно настроить систему.

  • Задать параметры сервера исходящей почты.
  • Указать адрес электронной почты в карточке клиента или в контактах его сотрудников.

• отметить документ как отправленный — например, если вы отправляете документы по email не из LBX, а вручную.