Массово создать и отправить счета и документы клиентам

LBX позволяет быстро создавать документы: счета на оплату услуг, счета на предоплату, счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы. Процесс генерации можно автоматизировать — система ежемесячно будет создавать документы для определённой группы или сразу для всех клиентов.

Если вы не хотите использовать автоматическое создание документов, то их можно формировать массово вручную.

• Массово сформировать документы вручную
• Сохранить или отправить сформированные документы

Рассмотрим формирование документов на примере счёта.

Массово сформировать документы вручную

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Счета».

   

2. Нажмите «Сформировать счета».

   

3. Выберите шаблон, например «Счёт».

4. Укажите номер первого документа. Система автоматически предложит номер на основании настроек в шаблоне документа. Его можно изменить — ввести любое сочетание символов.

   Пример. Если указать «Doc-512», то LBX сгенерирует документы с номерами «Doc-512», «Doc-513» и т. д.

   

5. Укажите день выставления документов.

6. Задайте период — месяц, день или временной интервал, за который нужно сформировать документы.

   Пример. Вам нужно 6 декабря выставить клиентам счета за ноябрь 2020 года. В этом случае дата выставления — 06.12.20, а период — ноябрь 2020.

   

7. Выберите, для кого сформировать документы:

   • для всех,
   • только для клиентов, входящих в определённую группу,
   • для всех, кроме клиентов, входящих в определённую группу,
   • для одного клиента,
   • для одного договора,
   • более сложные условия — с помощью фильтра. Например, только для юрлиц из Москвы, у которых баланс на договоре менее нуля.
   

8. Нажмите «Сформировать».

   

Система начнёт генерировать документы. Если их много, процесс может занять несколько минут. Генерация выполняется в фоновом режиме — в это время вы можете продолжать работу в LBX.

Чтобы посмотреть состояние генерации, нажмите .

Пока LBX не закончил создавать документы, вы можете отменить генерацию. Для этого кликните .

Когда система создаст все документы, полоса состояния станет полностью зелёной.

Документы в формате pdf можно предварительно просмотреть в LBX, не скачивая их на жёсткий диск. Для этого просто кликните название документа — откроется превью.

Сохранить или отправить документы

Обратите внимание: для того чтобы LBX отправил сообщение на email, предварительно нужно настроить систему.

• Задать параметры сервера исходящей почты.
• Указать адрес электронной почты в карточке клиента или в контактах его сотрудников.

Отметьте флагом документы, которые нужно отправить клиентам или сохранить на компьютер. Вы можете сделать это сразу после окончания генерации или в любой другой момент.

• «Скачать» — чтобы сохранить их на компьютер. Если вы выгружаете несколько документов, то система объединит их в zip-архив.

• «Отправить» — чтобы выслать клиентам на электронную почту.

LBX отправит клиентам выбранные документы с сопроводительным текстом, настроенным в шаблоне уведомления. Все уведомления, отправленные клиенту, можно посмотреть в его карточке.