Настроить автоматическое формирование и отправку счетов и документов
Менеджер создавать и отправлять клиентам документы вручную, однако этот процесс легко автоматизировать. Один раз в месяц LBX будет создавать и отправлять документы клиентам на электронную почту.
По умолчанию автоматическое формирование включено для нескольких документов: для счетов на оплату услуг, актов и счетов-фактур. Вы можете настроить генерацию отдельно для любого типа документов — например, отключить для актов и включить для авансовых счетов.
Настройки отличаются в зависимости от типа документа.
-
Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».
-
Кликните шаблон, который хотите настроить.
-
Выберите, по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, сопровождающего документ.
-
Укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.
-
Установите день и час, когда LBX будет формировать:
- счета для подписок на предоплатные тарифы;
- счета для подписок на постоплатные тарифы.
Если выбранный день отсутствует в месяце, документы будут сформированы в последний день месяца. Например, если задано формирование счёта на 31-е число каждого месяца, то в июне он будет сформирован 30-го числа.
Для постоплатных тарифов можно установить значение 0 — документы будут формироваться в первый день следующего периода.
-
Если хотите, чтобы система сразу пересылала созданные документы клиентам, установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.
-
Нажмите «Сохранить».
-
Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».
-
Кликните шаблон, который хотите настроить.
-
Выберите, по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, сопровождающего документ.
-
Выберите дату отгрузки: начало или конец периода.
-
Укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.
-
Установите день и час, когда LBX будет формировать:
- счета для подписок на предоплатные тарифы;
- счета для подписок на постоплатные тарифы.
-
Если хотите, чтобы система сразу пересылала созданные документы клиентам, установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.
-
Нажмите «Сохранить».
По умолчанию клиенты в личном кабинете LBX не могут просматривать свои документы: счета на оплату, акты и др. Для любого типа документа вы можете настроить, будет ли он доступен клиенту в личном кабинете.
У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам