Настроить автоматическое формирование и отправку счетов и документов
Менеджер создавать и отправлять клиентам документы вручную, однако этот процесс легко автоматизировать. Один раз в месяц LBX будет создавать и отправлять документы клиентам на электронную почту.
По умолчанию автоматическое формирование включено для нескольких документов: для счетов на оплату услуг, актов и счетов-фактур. Вы можете настроить генерацию отдельно для любого типа документов — например, отключить для актов и включить для авансовых счетов.
Настройки отличаются в зависимости от типа документа.
-
Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».
-
Кликните шаблон, который хотите настроить.
-
Выберите, по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, сопровождающего документ.
-
Укажите, каким клиентам нужно ежемесячно создавать документы по этому шаблону:
- никому,
- всем клиентам,
- группе клиентов,
- только клиентам, подходящим под определённые условия фильтра — например, только юридическим лицам из Москвы. Для этого варианта нужно настроить фильтр — потом его можно будет использовать в других шаблонах документов.
-
Установите день и час, когда LBX будет формировать:
- счета для подписок на предоплатные тарифы;
- счета для подписок на постоплатные тарифы.
-
Если хотите, чтобы система сразу пересылала созданные документы клиентам, установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.
-
Нажмите «Сохранить».
-
Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».
-
Кликните шаблон, который хотите настроить.
-
Выберите, по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, сопровождающего документ.
-
Выберите дату отгрузки: начало или конец периода.
-
Укажите, каким клиентам нужно ежемесячно создавать документы по этому шаблону:
- никому,
- всем клиентам,
- группе клиентов,
- только клиентам, подходящим под определённые условия фильтра — например, только юридическим лицам из Москвы. Для этого варианта нужно настроить фильтр — потом его можно будет использовать в других шаблонах документов.
-
Установите день и час, когда LBX будет формировать:
- счета для подписок на предоплатные тарифы;
- счета для подписок на постоплатные тарифы.
-
Если хотите, чтобы система сразу пересылала созданные документы клиентам, установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.
-
Нажмите «Сохранить».
По умолчанию клиенты в личном кабинете LBX не могут просматривать свои документы: счета на оплату, акты и др. Для любого типа документа вы можете настроить, будет ли он доступен клиенту в личном кабинете.
Настроить фильтр для автоматического создания документов
Фильтры, которые настраиваются в шаблонах документов, можно использовать только для настройки создания документов.
-
Кликните в поле «Фильтр».
-
Нажмите «Добавить фильтр».
-
Введите название фильтра. Так вам удобнее будет отличать его от других фильтров.
-
Настройте правила фильтра. Правило — это критерий, по которому система будет отбирать клиентов при создании документов. Например, «адрес клиента содержит „Москва“» или «тип клиента — юрлицо». Вы можете добавить неограниченное число правил.
-
Выберите параметр. От него будет зависеть значение — например, если вы выбрали параметр «Тип клиента», значения будут «Юридическое лицо» и «Физическое лицо». А если выбрать параметр «Баланс», в поле «Значение» нужно будет ввести сумму.
-
Задайте одно из условий:
- равно;
- не равно;
- более чем;
- менее чем;
- равно, более чем;
- равно, менее чем;
- содержит;
- в списке — позволяет выбрать сразу несколько значений;
- не в списке — исключает выбранные значения.
-
Введите значение.
-
-
Сохраните фильтр.
Фильтр можно будет выбрать в других шаблонах документов.
У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам