Счета и документы

LBX сохраняет всю финансовую информацию: какими услугами пользовались клиенты, в каком объёме и по какой цене. Также в системе фиксируются все платежи и списания по договорам. На основе этих данных можно формировать документы для клиентов.

Каждый документ формируется по тому или иному шаблону. В системе уже есть основные шаблоны:

• Счёт на оплату услуг

• Авансовый счёт

• Счёт-фактура

• Договор

• Акт

• Акт сверки

• УПД в формате, подходящем для передачи в ЭДО (в соотвествии с Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970). Вы можете загружать такие УПД в свою систему ЭДО. Чтобы документ корректно формировался и распознавался в системе ЭДО, в разделе «Реквизиты» заполните поле «ЭДО ID» для:

  • клиентов — получателей УПД,
  • организаций, организаций, от имени которых вы будете формировать УПД.

  Как узнать ЭДО ID клиента и организации?

Для удобства документы в общем списке разделены на счета и бухгалтерские документы.

Любой сформированный документ менеджер может сохранить на компьютер или отправить клиенту на email прямо из административного интерфейса. Также сформированные документы можно загрузить в 1С.

• Как настроить
• Как работать

Как настроить

• Настроить создание документов
• Настроить отправку документов

Настроить создание документов

1. Настройте правила, по которым система будет присваивать документам номера.

2. Настройте автоматическое формирование документов — LBX будет создавать их в указанное время. По умолчанию эта функция включена для трёх шаблонов: счёт на оплату услуг, акт, счёт-фактура. Вы можете настроить автоматическую генерацию не только для этих шаблонов, но и для любого другого.

3. Определите, какие типы документов будут видны клиентам в личном кабинете.

Настроить отправку документов

1. Задайте параметры сервера исходящих сообщений. Это нужно, чтобы LBX мог отправлять сообщения на электронную почту.

2. Включите автоматическую отправку документов.

3. По умолчанию LBX отправляет документы только на email, указанный в карточке клиента на вкладке «Общие сведения». Вы можете это изменить: настроить отправку документов на электронные адреса сотрудников или вовсе её отключить.

Как работать

• Сформировать и отправить документы
• Отслеживать оплату по документам

Сформировать и отправить документы

Если вы настроили автоматическое создание документов, то LBX по расписанию будет отправлять документы клиентам на электронную почту по заданному шаблону, а менеджеру останется только проверить работу системы.

Также менеджер может создать документы вручную — в тот момент, в который они требуются. Например, распечатать договор нужно сразу после его заключения, а формировать акты — в конце месяца. Есть два способа, как создать документы вручную.

• Для всех или нескольких клиентов — в разделе «Документы».
• Для одного клиента — в его карточке.

Отслеживать оплату по документам

Некоторые документы предполагают оплату от клиента — например, счёт. Таким документам присваиваются статусы, которые позволяют менеджеру контролировать своевременность платежей.

Существующие статусы:

• «Не оплачен»
• «Оплачен»
• «Просрочен»
• «Отменён»